Um bom planejamento é indispensável para que resultados positivos aconteçam. Na sua vida pessoal, nos seus negócios. É o planejamento que nos ajuda a crescer, aproveitando ao máximo os bons momentos e evitando o efeito de crises. Abordarei o tema a seguir de forma descomplicada, mostrando as 7 etapas essenciais de um processo básico de planejamento. Espero com isso ajudar você a entender e concordar que planejar é mais simples do que parece. Vamos lá?
1. DEFINIR OBJETIVOS CLAROS
Uma das etapas mais importante de um planejamento é sem dúvida a definição dos objetivos a serem alcançados, ou seja, entender com clareza onde se quer chegar, no curto, médio ou longo prazo. Sem essa definição clara, não haverá muito sentido no que será feito dali em diante. Não haverá motivação para nós ou nossos colaboradores agirmos. Por isso, antes de tudo, defina muito bem seus objetivos. Eles devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com tempo determinado para seu alcance.
2. ANÁLISE DOS AMBIENTES INTERNO E EXTERNO (S.W.O.T.)
SWOT não é nenhum bicho de sete cabeças. Do ponto de vista interno, ao conseguirmos analisar os pontos fortes que possuímos (como talentos pessoais, características de produtos, forças da empresa), podemos trabalhar para potencializá-los ainda mais. Por outro lado, conhecendo e assumindo os nossos pontos fracos, podemos trabalhar para melhorá-los e minimizar ou até neutralizar seus impactos negativos em nossos resultados. Do ponto de vista externo, ao considerarmos diferentes cenários e as oportunidades ou ameaças (situações) neles existentes, nos antecipamos aos possíveis obstáculos e conseguimos exercitar a criação de possíveis soluções. Tal exercício se mostra muito útil, pois no olho do furacão, pensar com calma será sempre mais desafiador. Atenção: Considerar possíveis cenários negativos, não significa assumir uma atitude pessimista.
3. SITUAÇÃO ATUAL. PESSOAS ENVOLVIDAS. RESPONSABILIDADES
Essa etapa é uma fotografia do seu momento atual ou da sua empresa. Com a situação atual perfeitamente esclarecida, sabemos de onde estamos partindo, e, portanto, podemos entender melhor qual a distância a ser percorrida em direção ao objetivo estipulado. Muitas vezes não podemos ou devemos definir esse caminho sozinhos. Precisaremos fazê-lo em conjunto com familiares, cônjuges, sócios ou colaboradores. Dessa forma, é imprescindível a consciência de que todos os interessados devem caminhar na mesma direção. Dever haver sinergia entre todos os envolvidos, engajamento, desejo comum, responsabilidades bem definidas, caso contrário, os conflitos de interesses e as cobranças serão grandes sabotadores. Defina bem quem são os envolvidos, esclareça as responsabilidades de cada um. Estimule o comprometimento.
4. IDENTIFICAR OS RECURSOS DISPONÍVEIS
Recursos atualmente disponíveis são os recursos temos em mãos e que nos ajudarão a chegar aos nossos objetivos. A ausência de um recurso não pode jamais nos impedir de iniciar o trajeto, mas o planejamento nos ajuda a evitar perdas maiores por escolher o trajeto menos adequado. Além disso, recursos extras podem ser adicionados ao longo do plano (uma capacitação extra para conseguir uma promoção na sua empresa, uma máquina adicional para obter-se aumento de produtividade, etc.). Entenda os recursos disponíveis e quais recursos adicionais serão uteis ou necessários. Priorize os necessários.
5. O PRAZO DEVE SER ESTIPULADO
Esse é um fator chave, e precisamos ter cautela para definir o tempo desejado e o tempo possível (viável) que temos para atingir nossos objetivos. Muitas vezes o que desejamos é diferente do que podemos, dados os recursos disponíveis. A correta noção do tempo será determinante para que os esforços sejam aplicados com a intensidade necessária.
6. ETAPAS OU METAS DEVEM SER ESTABELECIDAS
Uma vez que possuímos clareza sobre nossos objetivos, ou seja, aonde queremos chegar, que já sabemos quem vai conosco, conhecemos os recursos que temos e em quanto tempo pretendemos atingir os objetivos, o primeiros e principais passos foram dados. Agora, ficará mais simples discutir sobre as etapas intermediárias pelas quais deveremos passar. Uma viagem pode ser longa, com muitas paradas necessária ao longo do trajeto, mas certamente a viagem será prazerosa, pois nosso foco estará sempre no destino final. Além disso, metas alcançadas nos reforçam positivamente, nos motivam e fornecem evidências reais de que estamos seguindo no caminho certo.
7. ACOMPANHAMENTO, CONTROLE, AJUSTES: UM CICLO
Monitorar as ações que nos levarão aos objetivos é parte fundamental do sucesso de um planejamento estratégico. Após implementado o plano de ação, como estou me saindo (como líder) e como está se saindo a minha equipe, meus supervisores, demais colaboradores? Estamos viajando na velocidade esperada? Meus recursos estão sendo plenamente aproveitados? Está havendo desperdício? Estamos todos no mesmo barco, remando na mesma direção? Estou atingindo minhas metas pré-estabelecidas? Que evidências possuo de que meu objetivo está ficando cada vez mais próximo? Posso medir minha evolução? Preciso revisar minha rota? São perguntas que ilustram uma situação de feedback e controle, permitindo assim que sejam feitos ajustes ao plano de ação em curso. Acompanhar e corrigir nossa direção é fundamental, pois com certeza haverá muito aprendizado durante o processo, que pode e deve ser revertido em nosso favor.
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